Fortnox
Överför frisläppta order från GKS till Fortnox för fakturering och vidare bokföring.
Funktionalitet
Fakturanummerräknaren från Fortnox kommer användas.
Finns inte kunden i Fortnox kommer den att skapas i samband med första fakturan med följande uppgifter:
Kundnummer
Namn
Organisationsnummer
E-mail för fakturor
Landskod
Valuta
Fakturans leveranssätt (Utskrift eller E-post).
Finns kunden redan (baserat på kundnummer) uppdateras istället kunden i Fortnox vid alla efterföljande fakturor som skapas i Fortnox med följande uppgifter:
Namn
Organisationsnummer
E-mail för fakturor
Landskod
Valuta
Finns inte betalningsvillkor eller valuta från ordern skapas dessa i Fortnox.
Faktura skapas i Fortnox med uppgifter:
Kundnamn och kundnummer
Postadress
Fakturadatum och förfallodatum
Betalningsvillkor dagar
Valuta och valutakurs
Er referens (inkl. elektroniskt referens) och Vår referens
Ert ordernr (Beställningsnummer)
Fakturarader:
Försäljningskonto
Antal. Sätts alltid till 1.
Pris
Beskrivning
Momssats
Resultatenhet
Till fakturan (PDF) bifogas en bilaga med produktspecifikation över beställda trycksaker. Möjlighet finns att inaktivera detta för enskilda kunder.
Fakturan kan frivilligt även bokföras automatiskt i Fortnox.
Fortnox kommer utföra eventuell öresavrundning med det konto som är angivit i Fortnox.
Fakturadatum sätts normalt till dagens datum men kan ändras i klienten före överföring.
Fakturans utseende
Nedan visas ett exempel på hur en faktura ser ut i Fortnox. Denna faktura kan sedan skickas till kunden via e-post eller som ett fysiskt brev:
Begränsningar
Fortnox kräver ett À-pris med maximalt två decimaler på en fakturarader med belopp. Läs mer hur detta hanteras under rubriken À-pris.
Fortnox tillåter att text på en fakturarad få ha maximalt 256 tecken. Orderrader med mer text kommer att trunkeras.
Enbart förutbestämda försäljningskonton från Fortnox kommer att tillsättas fakturaraderna utefter orderns momssats och exportflaggor. Ev. konton satta på orderrader kommer ignoreras. De förutbestämda försäljningskontona är:
Försäljning inom, Sverige 25% moms
Försäljning inom, Sverige 6% moms
Försäljning inom, Sverige momsfritt
Försäljning export
Försäljning export, EU
Fortnox har inte stöd för att ange ett annat konteringsdatum/bokföringsdatum än fakturadatumet. Fakturan kommer alltid att bokföras på samma datum som fakturadatumet.
Fortnox har inte stöd för att rapportera fakturaradens belopp uppdelat över en resultatdimension. Statistikunderlag som produkten pris fördelat över resultatenheter skickas inte över.
Fortnox tillåter endast följande tecken i kundnummer:
a-ö,A-Ö,0-9,_,/,+,-Observera att mellanslag och andra specialtecken inte är tillåtna. Otillåtna tecken kan hanteras inför driftsättning genom att ersätta dem med godkända tecken via databasscript.
Orderradens resultatenhet förs över till fakturaradens Kostnadsställe (Ks) i Fortnox. För produktrader sätts kostnadsstället till
TS Trycksaker. För rabattrader sätts kostnadsställetRA Rabatt. Finns inte kostnadsstället i Fortnox skapas det i registret. Befintliga kostnadsställen hålls uppdaterade i Fortnox med kod och beskrivning. Önskas denna funktion behöver följande inställning i Fortnox sättas: Inställningar > Fakturering > Kostnadsställen > Aktivera stöd för kostnadsställe: JA.
À-pris och avrundningar
I GKS går det att ange antal och summa utan att uppge ett À-pris. Fortnox kräver däremot ett À-pris med maximalt två decimaler.
Trycksaker kan ha ett lämnat pris och en upplaga (ex) som inte går jämt ut. Dvs. ett uträknat À-pris skulle få mer än två decimaler.
Ett À-pris kan också vara missvisande för en kund om kunden tror att det är ett följandepris vilket inte är fallet för trycksaker med stora intagskostnader.
För egna orderrader går det i GKS att ha mer än 2 decimaler.
För att hantera detta och säkerställa att radsumman motsvarar det lämnade priset sätts antal (Lev ant) alltid till 1 och À-pris till det lämnade priset. Upplagan uppges istället i radens benämning, t.ex. (2000 ex). För egna orderrader krävs att du angett en enhet, t.ex. st, för att antalet ska skrivas ut.
Benämning Lev ant À-pris Summa
Tidningsnytt (2000 ex) 1 10 999,00 10 999,00Kom igång
Beställ integration
Klicka på Marknadsplats (shopping bag ikon) i menyn.
Välj fliken Integrationer.
Sök efter integrationen: GKS
Klicka på knappen Köp hos integratör.
Du tas nu till Simuteks landningssida för Fortnox.
Fyll i formuläret längst ned och klicka Beställ.
Checklista igångkörning
Inför uppstartsmötet behöver du ha tillgång till följande:
Du kan logga in till Fortnox med ditt egna konto.
Du har noterat vad nästa fakturanummer förväntas bli.
Det finns en frisläppt order som är klar att föras över till Fortnox.
Vi går igenom följande steg under genomgången:
Skicka följande uppgifter till Simutek:
Vilka olika försäljningskontonummer som ska användas (5 st)
Namn och e-post till de användare som ska utföra fakturering/överföring (minst 1 användare).
Följande moduler måste vara aktiverade i Fortnox:
Faktuering
Bokföring
Ändra inställning i Fortnox. Inställningar > Fakturering > Registreringsvy > Öresutjämning: Närmaste krona.
Kontrollera fakturanummerräknaren i Fortnox. Ändra den vid behov till vad nästa fakturanummer önskas bli via menyval: Inställningar > Fakturering > Nummerserier och OCR > Kundfaktura.
Gå till Meny > Fakturering. Kör igenom välkomstguide om Fortnox är nytt.
Kontrollera verifikationsserie för Kund: Inställningar > Fakturering > Verifikationsserier > Kundfakturor. Sätts normalt till K.
Kontrollera att bokföringen är förberedd. Dvs. att rätt räkenskapsår är aktiverat och att kontoplan i Fortnox är korrekt.
Ändra inställning i GKS: Systeminställningar > System > Kundregister > Landskod tvingande. Alla kunder behöver ha en landskod vald i kundregistret. Om många kunder saknar landskod kan Simutek skapa ett script som t.ex. sätter
SEpå alla kunder utan landskod.Välj ut en första order som kan frisläppas från GKS3 och faktureras i Fortnox.
Överför ordern och kontrollera att den kommit in enligt förväntan i Fortnox.
Förhandsgranska fakturan från GKS3.
Aktivera integrationen till Fortnox
Att aktivera integrationen behöver bara göras en gång. När den väl är aktiverad förblir den aktiv och du kan därefter skapa fakturor från frisläppta order i GKS.
Så här aktiverar du:
Gå till Fakturering > Inställningar i menyn.
Välj Fortnox som ekonomisystem i rullgardinsmenyn.
Fyll i de fem försäljningskonton som används utifrån er kontoplan i Fortnox. Klicka på Spara.
Klicka på Aktivera Fortnox eller Återaktivera Fortnox om en befintlig aktivering behöver göras om.
Du skickas nu vidare till Fortnox:
Logga in med ditt Fortnox-konto. Detta konto behöver ha behörighet till modulerna Bokföring och Fakturering. Företaget behöver även ha tillägsbeställningen Integration aktiverad.
Om du har tillgång till flera företag visas en lista där du får välja aktuellt företag. Om du loggat in som en ekonomibyrå, välj först er byrå och därefter kundens företag.
Klicka på Godkänn behörighet och vänta tills du skickas tillbaka till GKS. En notis bekräftar att integrationen har aktiverats.
Gå till Försäljning > Fakturera och överför en frisläppt order inom 10 minuter. Detta slutför aktiveringen. Hann du inte skapa en faktura inom 10 minuter, börja om från steg 1.
Återaktivera Fortnox
Har integrationen inte använts på över en (1) månad behöver den återaktiveras. Följ då följande steg:
Återaktivera Fortnox i GKS
Logga in i GKS Online.
Välj i menyn Invoicing > Settings.
Klicka på knappen Re-activate Fortnox.
Du tas nu till inloggningssidan hos Fortnox.
Fyll i dina inloggningsuppgifter hos Fortnox och klicka LOGGA IN.
Klicka på knappen GODKÄNN BEHÖRIGHET.
Du tas tillbaka till GKS och får ett meddelande om att integrationen aktiverats.
Skicka nu över en order via GKS3 Invoicing för att bekräfta att det fungerar. Detta bör ske inom 10 minuter från att integrationen aktiverades.
Frågor och svar
Last updated