> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs4.simutek.se/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs4.simutek.se/integrationer/fortnox.md). # Fortnox Överför frisläppta order från GKS till Fortnox för fakturering och vidare bokföring. ## Funktionalitet * Faktura skapas i Fortnox med uppgifter: * Kundnamn och kundnummer * Postadress * Fakturadatum och förfallodatum * Leveransdatum (faktiskt leveransdatum) * Betalningsvillkor dagar * Valuta och valutakurs * Er referens (inkl. elektroniskt referens) och Vår referens * Ert ordernr (Beställningsnummer) * Fakturarader: * Försäljningskonto * Antal ([sätts till 1](#a-pris-och-avrundningar) om inte inställningen [Visa beställt antal på fakturaraden](#visa-bestallt-antal-pa-fakturaraden) är påslagen) * Enhet (endast med inställningen ovan) * Pris * Beskrivning * Momssats * Till fakturan (PDF) bifogas en bilaga med produktspecifikation över beställda trycksaker. Möjlighet finns att inaktivera detta för enskilda kunder. * Finns inte kunden i Fortnox kommer den att skapas i samband med första fakturan med följande uppgifter: * Kundnummer * Namn * Organisationsnummer * E-mail för fakturor * Landskod * Valuta * Fakturans leveranssätt (Utskrift eller E-post).
Finns kunden redan (baserat på kundnummer) uppdateras istället kunden i Fortnox vid alla efterföljande fakturor som skapas i Fortnox med följande uppgifter: * Namn * Organisationsnummer * E-mail för fakturor * Landskod * Valuta * Finns inte betalningsvillkor eller valuta från ordern skapas dessa i Fortnox. * Fakturanummerräknaren från Fortnox kommer användas. * Fakturan kan frivilligt även bokföras automatiskt i Fortnox. * Fortnox kommer utföra eventuell öresavrundning med det konto som är angivit i Fortnox. * Fakturadatum sätts normalt till dagens datum men kan ändras i klienten före överföring. #### Fakturans utseende Nedan visas ett exempel på hur en faktura ser ut i Fortnox. Denna faktura kan sedan skickas till kunden via e-post eller som ett fysiskt brev: {% file src="/files/Eo6m9aCTWbNyrG9TgwOj" %} Exempel på en faktura i Fortnox med detaljerad produktspecifikation. {% endfile %} #### Begränsningar * Fortnox kräver ett À-pris med maximalt två decimaler på en fakturarader med belopp. Läs mer hur detta hanteras under rubriken [#a-pris-och-avrundningar](#a-pris-och-avrundningar "mention"). * Fortnox tillåter att text på en fakturarad få ha maximalt 256 tecken.\ Orderrader med mer text kommer att trunkeras. * Enbart förutbestämda försäljningskonton från Fortnox kommer att tillsättas fakturaraderna utefter orderns momssats och exportflaggor. Ev. konton satta på orderrader kommer ignoreras. De förutbestämda försäljningskontona är: * Försäljning inom, Sverige 25% moms * Försäljning inom, Sverige 6% moms * Försäljning inom, Sverige momsfritt * Försäljning export * Försäljning export, EU * Fortnox har inte stöd för att ange ett annat konteringsdatum/bokföringsdatum än fakturadatumet. Fakturan kommer alltid att bokföras på samma datum som fakturadatumet. * Fortnox har inte stöd för att rapportera fakturaradens belopp uppdelat över en resultatdimension. Statistikunderlag som produkten pris fördelat över resultatenheter skickas inte över. * Fortnox tillåter endast följande tecken i kundnummer:\ `a-ö` , `A-Ö`, `0-9`, `_`,`/`,`+`,`-` Observera att mellanslag och andra specialtecken inte är tillåtna. Otillåtna tecken kan hanteras inför driftsättning genom att ersätta dem med godkända tecken via databasscript. * Vid samlingsfaktura kan vissa uppgifter inte entydigt kopplas till en enskild order och tas därför inte med, till exempel leveransdatum. #### À-pris och avrundningar Det här avsnittet beskriver hur fakturarader överförs i vanliga fallet. Med inställningen **Sätt orderradens antal på fakturaraden om möjligt** kan rader som går jämnt ut i stället visa beställt antal, se [Visa beställt antal på fakturaraden](#visa-bestallt-antal-pa-fakturaraden). I GKS går det att ange antal och radsumma utan att ange ett à-pris. Fortnox kräver däremot alltid ett à-pris med maximalt två decimaler. I GKS är det möjligt att ange à-pris med upp till tre decimaler. När antal och à-pris anges i GKS avrundas radsumman vidare till hela kronor. I Fortnox avrundas radsumman till ören. Trycksaker har ofta ett lämnat pris och en upplaga som inte går jämt upp i ett à-pris med två decimaler. Ett à-pris kan även vara missvisande för trycksaker med stora intagskostnader då priset inte är ett följandepris per exemplar. För att sammanfatta går det inte att ange en fakturarad med antal och à-pris i Fortnox i följande fall: * À-pris saknas och ett uträknat à-pris skulle få fler än två decimaler * À-pris har fler än två decimaler * Antal och à-pris summerar inte till hela kronor i GKS * Raden avser en trycksak där à-pris riskerar att misstolkas som följandepris För att säkerställa att radsumman och fakturatotalen alltid blir korrekt sätts därför antal (Lev ant) **alltid** till 1 och à-pris till radsumman vid överföring till Fortnox. Detta gäller även i de fall där det i teorin hade varit möjligt att ange antal och à-pris utan avrundningsskillnader, till exempel *2 st á 2,00 kr = 4,00 kr*. Valet är medvetet för att fakturan alltid ska se konsekvent ut. Antal anges i stället i radens benämning, till exempel *(2000 ex)*. För egna orderrader krävs att en enhet, till exempel *st*, har angetts för att antalet ska visas. ``` Benämning Lev ant À-pris Summa Tidningsnytt (2000 ex) 1 10 999,00 10 999,00 Originalarbete (2 tim) 1 1 450,00 1 450,00 ``` #### Visa beställt antal på fakturaraden Med inställningen **Sätt orderradens antal på fakturaraden om möjligt** kan de rader som går jämnt ut i stället visa det beställda antalet. Inställningen är avstängd som standard och aktiveras under *Fakturering > Inställningar*. En rad får sitt beställda antal endast när samtliga villkor är uppfyllda: * Raden är inte en produkt från kalkylen. En artikel med artikeltyp Produktion behåller sitt artikelpris och räknas inte hit * Antalet är ett positivt heltal * À-pris finns och är skilt från noll * Antal × à-pris blir exakt radsumman, räknat med à-priset avrundat till två decimaler så som orderbekräftelsen visar det Uppfylls inte alla villkor faller raden tillbaka till antal 1 med radsumman som à-pris, precis som tidigare. En och samma faktura kan därför innehålla båda varianterna. Rader med rabatt faller alltid tillbaka, eftersom à-priset avser priset före rabatt medan radsumman är efter rabatt. Ett à-pris med tre decimaler i GKS, till exempel 2,499, visas som 2,50 på både orderbekräftelsen och fakturaraden. Raden får därför sitt antal när *4 × 2,50 = 10,00* är radsumman, men inte när *1000 × 2,50 = 2 500,00* avviker från radsumman *2 499,00*. För en order i annan valuta prövas villkoren på de omräknade beloppen, samma belopp som orderbekräftelsen visar. En trycksak från kalkylen får alltid antal 1, även när raden går jämnt ut, eftersom à-priset för en kalkylerad trycksak kan misstolkas som ett följandepris. Inställningen gäller därmed egna orderrader och artiklar, till exempel originalarbete, frakt eller en artikel med artikeltyp Produktion som säljs till styckpris. För rader som visar beställt antal flyttas antal och enhet till sina egna kolumner och upprepas därmed inte längre i benämningen: ``` Benämning Lev ant Enhet À-pris Summa Tidningsnytt (2000 ex) 1 10 999,00 10 999,00 Originalarbete 2 tim 725,00 1 450,00 ``` Oavsett inställning är fakturans totalbelopp alltid detsamma som på orderbekräftelsen. ## Kom igång #### Beställ integration 1. Logga in i [Fortnox](https://www.fortnox.se).\ Det krävs att du har licenser för Fortnox-modulerna *Bokföring, Fakturering och Integration*. Modulerna ingår i paketen Bas, Standard och Plus. Se Fortnox:s [prislista](https://www.fortnox.se/produkt/prislista). 2. Klicka på *Marknadsplats* (shopping bag ikon) i menyn*.* 3. Välj fliken *Integrationer.* 4. Sök efter integrationen*: GKS* 5. Klicka på knappen *Köp hos integratör*. 6. Du tas nu till Simuteks landningssida för *Fortnox*. 7. Fyll i formuläret längst ned och klicka *Beställ*. #### Checklista igångkörning Inför uppstartsmötet behöver du ha tillgång till följande: * Du kan logga in till Fortnox med ditt egna konto. * Du har noterat vad nästa fakturanummer förväntas bli. * Det finns en frisläppt order i GKS som är redo att faktureras. Vi går igenom följande steg under genomgången: 1. Skicka följande uppgifter till Simutek: 1. Vilka olika försäljningskontonummer som ska användas (5 st) 2. Namn och e-post till de användare som ska utföra fakturering/överföring (minst 1 användare). 2. Följande moduler måste vara aktiverade i Fortnox: 1. Faktuering 2. Bokföring 3. Ändra inställning i Fortnox.\ *Inställningar > Fakturering > Registreringsvy > Öresutjämning*: **Närmaste krona.** 4. Kontrollera fakturanummerräknaren i Fortnox. Ändra den vid behov till vad *nästa* fakturanummer önskas bli via menyval:\ *Inställningar > Fakturering > Nummerserier och OCR > Kundfaktura.* 5. Gå till Meny > Fakturering.\ Kör igenom välkomstguide om Fortnox är nytt. 6. Kontrollera verifikationsserie för Kund:\ *Inställningar > Fakturering > Verifikationsserier > Kundfakturor*.\ Sätts normalt till K. 7. Kontrollera att bokföringen är förberedd. Dvs. att rätt räkenskapsår är aktiverat och att kontoplan i Fortnox är korrekt. 8. Välj ut en första order som kan frisläppas från GKS och faktureras i Fortnox. 9. Överför ordern och kontrollera att den kommit in enligt förväntan i Fortnox. ## Inställningar i GKS4 Under **Fakturering > Inställningar** i GKS4 visas bara de inställningar som integrationen med Fortnox använder. | Inställning | Beskrivning | | ------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Ekonomisystem | Välj **Fortnox**. | | Aktivera Fortnox | Knappen startar inloggningen hos Fortnox som ger GKS4 behörighet att skapa fakturor, se [Aktivera integrationen till Fortnox](#aktivera-integrationen-till-fortnox). Statusen **Aktiv** eller **Inaktiv** visar om kopplingen finns. | | Konto 25 % / 6 % / 0 % / EU / Export | Försäljningskonton i Fortnox. Kontot väljs per faktura utifrån orderns momssats och flaggorna Export och EU. | | Uteslut alltid produktspecifikation | Produktspecifikationen bifogas inte till någon faktura. | | Exkludera produktspecifikation för kundnummer | Kommaseparerad lista med kundnummer, t.ex. `1001,1002`, vars fakturor inte får produktspecifikationen bifogad. Gäller bara när inställningen ovan är avaktiverad. | | Sätt orderradens antal på fakturaraden om möjligt | Fakturaraden visar orderradens antal när raden inte är en trycksak från kalkylen och radsumman går jämnt ut, i stället för antal 1 med hela radsumman som à-pris, se [Visa beställt antal på fakturaraden](#visa-bestallt-antal-pa-fakturaraden). | | Bokför | Fakturan bokförs i Fortnox direkt när den har skapats. Avaktiverat lämnas fakturan obokförd i Fortnox. | Testläge finns inte för Fortnox. Ett testföretag i Fortnox är ett vanligt företag som du väljer vid aktiveringen. ## Aktivera integrationen till Fortnox Att aktivera integrationen behöver bara göras en gång. När den väl är aktiverad förblir den aktiv och du kan därefter skapa fakturor från frisläppta order i GKS. #### Så här aktiverar du: 1. Gå till **Fakturering > Inställningar** i menyn. 2. Välj **Fortnox** som ekonomisystem i rullgardinsmenyn. 3. Fyll i de fem försäljningskonton som används utifrån er kontoplan i Fortnox. Klicka på **Spara**. 4. Klicka på **Aktivera Fortnox** eller *Återaktivera Fortnox* om en befintlig aktivering behöver göras om. 5. Du skickas nu vidare till Fortnox: * Logga in med ditt Fortnox-konto.\ Detta konto behöver ha behörighet till modulerna *Bokföring* och *Fakturering*.\ Företaget behöver även ha tillägsbeställningen *Integration* aktiverad. * Om du har tillgång till flera företag visas en lista där du får välja aktuellt företag.\ Om du loggat in som en ekonomibyrå, välj först er byrå och därefter kundens företag. 6. Klicka på **Godkänn behörighet** och vänta tills du skickas tillbaka till GKS. En notis bekräftar att integrationen har aktiverats. 7. Gå till **Försäljning > Fakturera** och överför en frisläppt order inom 10 minuter. Detta slutför aktiveringen.\ Hann du inte skapa en faktura inom 10 minuter, börja om från steg 1. {% hint style="info" %} **Aktivera från en testmiljö?** Fortnox har ingen separat testmiljö i sitt API, ett testföretag är ett vanligt företag. Kör du en testmiljö av GKS4 och vill integrera med ett testföretag i Fortnox, säkerställ i steg 5, där du väljer företag, att du väljer testföretaget. {% endhint %} ## Återaktivera Fortnox Har integrationen inte använts på över en (1) månad behöver den återaktiveras. Följ då följande steg: #### Återaktivera Fortnox i GKS 1. Logga in i GKS Online. 2. Välj i menyn *Invoicing > Settings*. 3. Klicka på knappen **Re-activate Fortnox**. 4. Du tas nu till inloggningssidan hos Fortnox. Fyll i dina inloggningsuppgifter hos Fortnox och klicka **LOGGA IN**. 5. Klicka på knappen **GODKÄNN BEHÖRIGHET**. 6. Du tas tillbaka till GKS och får ett meddelande om att integrationen aktiverats. 7. Skicka nu över *en* order via [GKS3 Invoicing](broken://pages/-MZMswZBl6ybgb2Exfw6) för att bekräfta att det fungerar. Detta bör ske inom 10 minuter från att integrationen aktiverades. ## Frågor och svar
Hur gör jag för att filtrera fakturalistan till enbart icke skickade? Gör såhär: 1. Gå till Fakturering > Kundfakturor. 2. Klicka på Utökad sökning. 3. Välj Visa skickade fakturor: *Ej skickade* 4. Klicka Sök.
Hur markerar jag samtliga kundfakturor i listan som skickade? Gör såhär: 1. Sök upp alla kundfakturor som är icke skickade enligt ovan. 2. **Markera alla** genom att klicka i kryssrutan längst upp till vänster i tabellrubriken. 3. Välj Distributionssätt: **Utskrift** 4. Klicka **Skicka** (ej Bokför & Skicka).\ Vänta medan bearbetning pågår. När det är klart öppnas en PDF med en sida per faktura. Denna utskrift kan du stänga.\ Får du en fråga i en ruta "*Vill du fortsätta massbearbeta ditt urval, klicka här*" väljer du att fortsätta. 5. Sök upp alla icke skickade kundfakturor på nytt. Skulle listan fortsatt inte vara tom får du göra om processen från steg 1.
Vad betyder felmeddelandet "Description must not be empty unless both quantity and price is zero"? Fortnox tillåter inte att en fakturarad saknar benämning om den har ett antal eller belopp. Detta kan uppstå om en orderrad saknar benämning i GKS3 eller om en produkt saknar benämning. Gör såhär i GKS3 för att lösa problemet: 1. Öppna ordern i GKS3. 2. Klicka på Häv frisläpp. 3. Om friorder, kontrollera alla orderrader med antal eller belopp. Säkerställ att de har en benämning. 4. Om tillverkningsorder, gå till alla produktflikar utan namn. Klicka på knappen Döp och ge dem ett namn. 5. Gå till fliken 1. Specifikation > Fria orderrader. Kontrollera alla orderrader med antal eller belopp. Säkerställ att de har en benämning. 6. Klicka Spara och sedan Frisläpp. 7. Nu kan du försöka skicka över ordern igen till Fortnox!
Kan jag ändra distributionssätt för alla befintliga kunder i Fortnox från Utskrift till E-post? Det går att massuppdatera ditt kundregister i Fortnox genom att utföra en import. Det kan vara användbart om du exempelvis vill ändra fakturans **Distributionssätt** från *Utskrift* till *E-post* för samtliga kunder. Börja med att exportera dina kunder till Excel från Fortnox: 1. *Rapporter > Register och listor > Kundregister*. Välj att ladda ner fil. 2. Öppna ett nytt Excelark. Välj i menyn *Data > Från Text/CSV*. Läs in dina kunder. Spara till ett Excelark. Importera ditt Excelark till Fortnox: 1. *Ditt företag > Import > Registerimport* > Välj Kunder. 2. Ladda upp ditt Excelark 3. Koppla fält: 1. `name` till **Namn** 2. `customer_number` till **Kundnummer** 4. Sätt: 1. **Kundtyp** till `Företag` 2. E-dokument > **Faktura - Leveranssätt** till `E-post`. Välj *Lägg till nya och uppdatera existerande* före du klickar på knappen **Importera**.
Vad kan jag göra om jag får ett felmeddelande? Kontrollera om det tillfälligt är en driftstörning hos Fortnox via . Om ingen driftstörning föreligger, kontakta Simutek.
Hur aktiverar jag e-faktura för en kund? 1. **Notera kundnummer från GKS:**\ Hitta kundens kundnummer i GKS och använd samma kundnummer senare när du ska söka upp kunden i Fortnox. 2. **Kontrollera organisationsnummer:**\ Säkerställ att kunden har ett korrekt organisationsnummer i GKS kundregister. Om det saknas eller är felaktigt, lägg till eller uppdatera med rätt organisationsnummer. 3. **Kolla kunduppgifterna i Fortnox:**\ Om kunden redan finns i Fortnox, kontrollera att samma organisationsnummer är angivet.\ Om kunden inte finns i Fortnox, skapa kunden med samma kundnummer som i GKS och ange organisationsnumret. 4. **Aktivera e-faktura i Fortnox:**\ Gå till kunden i Fortnox och klicka på knappen "E-faktura" för att aktivera e-fakturatjänsten. 5. **Sätt distributionssätt till E-faktura:**\ När e-fakturatjänsten har aktiverats (kan ta några dagar), slå upp kunden och gå till **Faktureringsuppgifter** > **E-dokument** > **Faktura** > **Distributionssätt** och välj "E-faktura" för kunden. 6. **Klart!**\ Nästa gång du skickar en faktura från Fortnox till kunden kommer den att skickas som en e-faktura.
Kan jag skapa egna fakturor direkt i Fortnox? Ja, det går bra att skapa egna fakturor direkt i Fortnox. Det kan vara användbart för saker utanför kärnverksamheten, till exempel hyresfakturor eller liknande enstaka fakturor. Fortnox tilldelar fakturanumren, så fakturaserien fortsätter som vanligt för de fakturor som GKS4 skapar därefter. En faktura som du skapar själv finns bara i Fortnox. Den syns inte i GKS4 och är inte kopplad till någon order.
##