Försäljningsorder
Välja kund
När du skapar en offert eller försäljningsorder börjar du alltid med att välja Beställare företag. Valet av kund styr bland annat prisavtal, leveransadresser och hur ordern ska faktureras.
Vid val av en kund sätts följande fält på ordern utifrån värden i kundregistret:
Säljare för kunden
Projektledare för kunden
Rabatt
Valuta och aktuell valutakurs
Betalningsvillkor antal dagar
Momssats (%)
Export, samt inom EU.
Samlingsfakturering (ja/nej)
Leveranssätt
Leveransvillkor
Godsmärke
Välja kontakt
Du kan lägga upp kontaktpersoner i kundregistret för kunden. Välj den kontakt som ska bli Er referens på offert, orderbekräftelse och faktura.
Välja adress
Här väljer du vilken adress som ska användas som beställaradress. Adressen används även som fakturaadress om du inte har valt en annan fakturamottagare.
Du kan välja någon av de fakturaadresser som finns sparade på kundkortet, eller kundens postadress.
En större kund kan ha flera arbetsställen inom samma organisation. För att förenkla orderhanteringen kan du lägga upp dessa under Adresser > Fakturaadresser i kundregistret. När du väljer ett arbetsställe från adresslistan kommer kundens namn skrivs över med arbetsställets namn på offert, orderbekräftelse och faktura. Även postadressen kommer skrivas över.
Annan fakturamottagare
I vissa situationer kan beställaren ange att fakturan ska skickas till en annan juridisk person med ett annat organisationsnummer. Då markerar du Annan fakturamottagare och väljer vilket företag som ska ta emot fakturan.
Offert och orderbekräftelse kommer ställas ut till beställaren. Fakturan ställs ut till den angivna fakturamottagaren.
All försäljningsstatistik kopplas fortfarande till beställaren.
Välja leveransadress
Om hela försäljningsordern ska levereras i full kvantitet till en och samma adress väljer du Enkelleverans.
Om olika orderrader eller delar av en kvantitet ska levereras till olika adresser väljer du Distribution.
Enkelleverans
Här väljer du vilken adress som ska användas som leveransadress.
Du kan välja någon av de leveransadresser som finns sparade på kundkortet. Du kan även välja kundens besöksadress. Om kunden saknar besöksadress kan du istället välja kundens postadress.
Besöksadress och postadress visas som valbara alternativ för att du inte ska behöva lägga in samma adress flera gånger på kundkortet.
Distribution
Under Distribution anger du hur en orderrad ska levereras.
För varje orderrad kan du lägga till en eller flera leveransadresser. Om orderraden inte ska levereras behöver du inte lägga till någon leveransadress.
Varje orderrad har ett beställt antal. För varje tillagd leveransadress kan du ange hur många exemplar som ska levereras till den adressen. Om du inte anger några antal fördelas orderradens antal automatiskt så jämnt som möjligt mellan leveransadresserna.
För leveransadresser där du har angett ett antal visas antalet i grönt. Det betyder att antalet är låst och inte kommer ändras automatiskt. Ett låst antal behålls även om du:
lägger till fler leveransadresser
tar bort andra leveransadresser
ändrar antalet på orderraden (eller upplagan på produkten)
Vid import av leveransadresser från Excel låses de antal som anges i filen och alla visas i grönt.
Vill du att leveransantalet inte ska ändras automatiskt när sålt antal ändras? Ange antal manuellt på varje leveransadress. När alla antal visas i grönt är hela fördelningen låst.
Längst ned visas en summering för att säkerställa att du inte levererar för lite eller för mycket, jämfört med beställt antal.
Välja om en kund
I vissa lägen kan du behöva läsa in kunduppgifter på nytt till en försäljningsorder. Det gör du när informationen i kundregistret har uppdaterats och du vill få in de nya uppgifterna på en redan skapad order. Kunddata hämtas annars bara vid skapandet av ordern.
Gör så här:
Radera en eller flera bokstäver i fältet Beställare företag. Är ordern frisläppt behöver du först häva frisläppningen för att låsa upp ordern.
En lista med möjliga kunder visas.
Välj rätt kund igen.
Klicka på kunden i rullgardinen (markerad här med röd prick)Ordern laddas nu med aktuella uppgifter från kundregistret.
Importera leveransadresser från Excel
I försäljningsordern väljer du Enkelleverans eller Distribution. Om du väljer Distribution, vilket används när leveransen ska gå till flera adresser, kan du importera leveransadresser från ett Excel-dokument.
För att importen ska fungera behöver Excel-dokumentet följa en fast struktur. Ladda ner Excel-mallen nedan och använd den som utgångspunkt. Mallen visar vilka kolumner som ska finnas och hur informationen ska anges för respektive leveransadress.
Välja en artikel till en orderrad
Klicka på "+ LÄGG TILL RAD". En ny tom orderrad läggs till sist.
Klicka i första kolumnen (Artikel) för den ny raden.
Du har nu två val:
Skriv en ett komplett artikelnummer. Artikeln slås nu upp och beskrivning, enhet och enhetspris läggs till raden.
Ange en sökfras bestående av en del av ett artikelnummer eller en artikelbeskrivning. Nu visas upp till 10 förslag i en rullgardin. Välj artikeln du letar efter.
Kopiera till ny offert eller försäljningsorder
En offert går att kopiera till en ny offert. För en försäljningsorder kan du välja att kopiera den till antingen en ny offert eller ny försäljningsorder.
Om ordern innehåller leveransadresser följer de med till den nya offerten eller försäljningsordern.
Vissa uppgifter från kundregistret kommer att skrivas över på den nya offerten/ordern. Dessa är:
Rabatt
Valuta och aktuell valutakurs
Betalningsvillkor antal dagar
Samlingsfakturering (ja/nej)
Leveranssätt
Leveransvillkor
Godsmärke
Uppdaterade kontaktpersoner och adresser från kundregistret
Lägg märke till om vald kontaktperson eller vald postadress är upplyst i grönt på den nya offerten eller orderbekräftelsen. Detta indikerar att det för personen eller adressen inte går att hitta en exakt motsvarighet i kundregistret. Finns det ingen speciell anledning att dessa uppgifter ska vara unika på denna order föreslås att en ny kontakt och adress väljs i rullistan från kundregistret. Då får du de in de senaste kontakt- och adressuppgifterna.
Omräkning av pris för produkter
Vid kopiering av en offert eller försäljningsorder så kommer produkterna att räknas om utefter aktuella prislistor. Samma sak gäller vid godkännande av en offert då en order skapas.
För papper hämtas senaste pris och kostnad från artikel-registret.
Önskar du låsa ett pris finns flera möjligheter:
Sätt ett fast lämnat pris för produkten
Skriv över papperpris eller papperkostnad så det blir grönt. Då är priset låst.
Orderrader
Till en offert eller order lägger du till orderrader. En orderrad kan antingen vara en produkt eller en egen rad/artikel.
När du väljer Produkt hämtas information automatiskt från produkten, till exempel beskrivning, upplaga, pris och kostnad. Om du i stället lägger till en egen rad anger du själv beskrivning, antal, enhet och pris. Du kan även hämta uppgifterna från en artikel i artikelregistret.
På varje rad visas antal, enhet, pris per enhet, radsumma och eventuell rabatt. Radsumman avrundas till hela kronor.
Gömma upplaga
Om du inte vill visa upplagan för en produkt på offert eller orderbekräftelse kan du dölja den i produkten. Det gör du under fliken Specifikation genom att dölja den genererade raden för Upplaga.
När upplagan är dold visas inte längre antal och enhet på orderraden för produkten.
På fakturan kommer upplagan också vara dold. Vissa ekonomisystem kräver dock att ett antal anges. I dessa fall sätts antalet till 1 automatiskt.
Frisläppa en order
När en order är färdig och redo att faktureras frisläpper du den. Knappen Frisläpp hittar du på Offert/Order/Faktura-huvudet när du för musen över rubriken Faktura.
När du frisläpper en order låses den och kan inte längre ändras. Den flyttas då till listan över frisläppta order under Försäljning > Fakturera, där den är redo att faktureras.
Om du ännu inte har fakturerat ordern och upptäcker att något behöver justeras finns en möjlighet att ångra frisläppningen. Klicka då på Häv frisläpp på samma plats. Ordern blir då redigerbar igen.
När en order väl har fakturerats kan frisläppningen inte längre hävas. Du ser då fakturanummer och fakturadatum under rubriken Faktura.
Orderstatus
Från att ordern skapas första gången till att den blir fakturerad går den igenom olika status.
Väntar på godkännande
Nya säljorder som kommer in från en webbshop eller via API får status Väntar på godkännande.
Godkänd
En säljorder som skapas manuellt av en säljare får status Godkänd.
Levererad
En säljorder får status Levererad när säljaren markerar ordern som levererad. Frågan visas vid uttag av följesedel från säljordern.
En säljorder får också status Levererad när samtliga antal har levererats från Distribution genom skapade sändningar.
Om frisläppet hävs på en frisläppt säljorder får ordern åter status Levererad.
Frisläppt
När säljaren är klar med en säljorder och den är redo för fakturering kan ordern frisläppas. Ordern får då status Frisläppt.
Innan ordern har fakturerats finns möjlighet att häva frisläppet. Ordern får då åter status Levererad.
Fakturerad
En säljorder som har fakturerats får status Fakturerad.
Makulerad
En säljorder med ordervärde 0 kr som frisläpps får status Makulerad.
Last updated