Försäljningsorder
Välja kund
När du skapar en offert eller försäljningsorder börjar du alltid med att välja Beställare företag. Valet av kund styr bland annat prisavtal, leveransadresser och hur ordern ska faktureras.
Vid val av en kund sätts följande fält på ordern utifrån värden i kundregistret:
Säljare för kunden
Projektledare för kunden
Rabatt
Valuta och aktuell valutakurs
Betalningsvillkor antal dagar
Momssats (%)
Export, samt inom EU.
Samlingsfakturering (ja/nej)
Leveranssätt
Leveransvillkor
Godsmärke
Välja kontakt
Du kan lägga upp kontaktpersoner i kundregistret för kunden. Välj den kontakt som ska bli Er referens på offert, orderbekräftelse och faktura.
Välja adress
En större kund kan ha flera arbetsställen inom samma organisation. För att förenkla orderhanteringen kan du lägga upp dessa under Adresser > Fakturaadresser i kundregistret.
När du väljer ett arbetsställe från adresslistan kommer kundens namn skrivs över med arbetsställets namn på offert, orderbekräftelse och faktura. Även postadressen kommer skrivas över.
Annan fakturamottagare
I vissa situationer kan beställaren ange att fakturan ska skickas till en annan juridisk person med ett annat organisationsnummer. Då markerar du Annan fakturamottagare och väljer vilket företag som ska ta emot fakturan.
Offert och orderbekräftelse kommer ställas ut till beställaren. Fakturan ställs ut till den angivna fakturamottagaren.
All försäljningsstatistik kopplas fortfarande till beställaren.
Välja om en kund
I vissa lägen kan du behöva läsa in kunduppgifter på nytt till en försäljningsorder. Det gör du när informationen i kundregistret har uppdaterats och du vill få in de nya uppgifterna på en redan skapad order. Kunddata hämtas annars bara vid skapandet av ordern.
Gör så här:
Radera en eller flera bokstäver i fältet Beställare företag. Är ordern frisläppt behöver du först häva frisläppningen för att låsa upp ordern.
En lista med möjliga kunder visas.
Välj rätt kund igen.
Klicka på kunden i rullgardinen (markerad här med röd prick)Ordern laddas nu med aktuella uppgifter från kundregistret.
Välja en artikel till en orderrad
Klicka på "+ LÄGG TILL RAD". En ny tom orderrad läggs till sist.
Klicka i första kolumnen (Artikel) för den ny raden.
Du har nu två val:
Skriv en ett komplett artikelnummer. Artikeln slås nu upp och beskrivning, enhet och enhetspris läggs till raden.
Ange en sökfras bestående av en del av ett artikelnummer eller en artikelbeskrivning. Nu visas upp till 10 förslag i en rullgardin. Välj artikeln du letar efter.
Kopiera till ny offert eller försäljningsorder
En offert går att kopiera till en ny offert. För en försäljningsorder kan du välja att kopiera den till antingen en ny offert eller ny försäljningsorder.
Vissa uppgifter från kundregistret kommer att skrivas över på den nya offerten/ordern. Dessa är:
Rabatt
Valuta och aktuell valutakurs
Betalningsvillkor antal dagar
Samlingsfakturering (ja/nej)
Leveranssätt
Leveransvillkor
Godsmärke
Uppdaterade kontaktpersoner och adresser från kundregistret
Lägg märke till om vald kontaktperson eller vald postadress är upplyst i grönt på den nya offerten eller orderbekräftelsen. Detta indikerar att det för personen eller adressen inte går att hitta en exakt motsvarighet i kundregistret. Finns det ingen speciell anledning att dessa uppgifter ska vara unika på denna order föreslås att en ny kontakt och adress väljs i rullistan från kundregistret. Då får du de in de senaste kontakt- och adressuppgifterna.
Omräkning av pris för produkter
Vid kopiering av en offert eller försäljningsorder så kommer produkterna att räknas om utefter aktuella prislistor. Samma sak gäller vid godkännande av en offert då en order skapas.
För papper hämtas senaste pris och kostnad från artikel-registret.
Önskar du låsa ett pris finns flera möjligheter:
Sätt ett fast lämnat pris för produkten
Skriv över papperpris eller papperkostnad så det blir grönt. Då är priset låst.
Frisläppa en order
När en order är färdig och redo att faktureras frisläpper du den. Knappen Frisläpp hittar du på Offert/Order/Faktura-huvudet när du för musen över rubriken Faktura.
När du frisläpper en order låses den och kan inte längre ändras. Den flyttas då till listan över frisläppta order under Försäljning > Fakturera, där den är redo att faktureras.
Om du ännu inte har fakturerat ordern och upptäcker att något behöver justeras finns en möjlighet att ångra frisläppningen. Klicka då på Häv frisläpp på samma plats. Ordern blir då redigerbar igen.
När en order väl har fakturerats kan frisläppningen inte längre hävas. Du ser då fakturanummer och fakturadatum under rubriken Faktura.
Orderstatus
Från att ordern skapas första gången till att den blir fakturerad går den igenom olika status. Nedan är en visualisering av de status som den genomgår.
Last updated