Affärsdokument
Affärsdokument omfattar både kunddokument och interna dokument som används i försäljningsflödet och produktionen. Nedan följer en översikt över vilka dokument som finns i GKS och hur de fungerar.
Kunddokument
Kunddokument skickas till slutkund och visar er företagslogotyp, adressuppgifter i sidfoten samt relevanta affärsdetaljer beroende på dokumenttyp. Layouten följer en standard men kan delvis anpassas via Försäljningsinställningar.
Offert
Offerten visar information om produkter, priser, rabatter och leverans på ett tydligt sätt för kunden.
Leveransadress
Leveransadressen visas till vänster om företagets fakturaadress.
Vid distribution till flera leveransadresser visas den första leveransadressen tillsammans med en sammanfattning av antalet ytterligare adresser, till exempel: +10 adresser.
Valuta
Valuta visas endast när offertens valuta skiljer sig från den valuta som normalt används i beställarens land.
I dessa fall visas valutakod tillsammans med beloppen för att minska risken för missförstånd. Om offertens valuta överensstämmer med landets standardvaluta visas endast beloppen.
Rabatter
Om rabatt används visas:
Rabattsats per orderrad i procent
Slutligt rabatterat radbelopp per orderrad
Total erhållen rabatt summerad i absoluta belopp efter alla orderrader
Inställningar
Följande inställningar kan användas för offert och orderbekräftelse:
Tryckeriets egna logotyp
Juridisk text
Visa totalsumma inklusive:
Moms
Öresavrundning
Totalt inklusive moms
Visa personlig signatur
Visa logotyp för Svanenmärkning i sidfoten
Visa produkter före orderrader
Denna inställning styr hur trycksaker och övriga orderrader presenteras.
När inställningen är aktiverad
Trycksaker (produkter) lyfts fram och visas först. Varje produkt visas med:
namn
produktspecifikation
pris
eventuellt följandepris
Därefter listas övriga orderrader, till exempel originalarbete och frakt, i en tabell med:
artikelnummer
benämning
antal
enhet
á-pris
rabatt
radsumma
När inställningen inte är aktiverad
Ingen särskild uppdelning görs. Alla poster visas som vanliga orderrader i en gemensam lista.
Om en orderrad motsvarar en trycksak:
visas eventuellt följandepris som en egen rad direkt under, med en liten indragning
visas produktspecifikationen direkt under, också med en liten indragning.
Orderbekräftelse
Orderbekräftelsen har en annan rubrik, men är i övrigt till utseendet och möjliga inställningar samma som för Offert.
Följesedel
En förenklad följesedel kan skrivas ut direkt från försäljningsordern och passar i enklare fall där hela ordern levereras vid ett och samma tillfälle.
Om ni utför leveranser som underleverantör finns möjlighet att aktivera neutral följesedel under Försäljningsinställningar. Vid utskrift får du då välja om följesedeln ska vara neutral. Om du väljer detta visas varken företagets logotyp eller sidfot.
När sändningar skapas i Distribution genereras en följesedel som innehåller exakt de produkter och antal som ingår i respektive sändning och leveransadress.
Faktura
Fakturor skapas inte i GKS utan i det ekonomisystem som är integrerat. Layout och utseende styrs därför helt från ekonomisystemet.
Arbetsdokument
Arbetsdokument används internt i produktionen och är inte avsedda att skickas till kund. De visar inte företagslogotyp eller sidfot utan fokuserar på den information som behövs i arbetet.
Arbetsorder
Arbetsordern innehåller den information som behövs i produktionen. Den är responsiv och anpassar sig automatiskt efter enhet, till exempel dator, surfplatta eller mobil.
Via kugghjulet kan du anpassa arbetsordern genom att välja vilka sektioner som ska visas eller döljas. Inställningarna är personliga och sparas lokalt i din webbläsare.
Digital arbetsorder
Arbetsordern är i första hand avsedd att användas digitalt eftersom informationen då alltid är aktuell. Eventuella ändringar som görs i ordern blir direkt synliga utan att arbetsmaterial behöver skrivas ut på nytt.
Fysisk arbetsorder och utskrift
Arbetsordern går också bra att skriva ut på papper. För bäst resultat, se till att sidmarginalerna är satta till minsta möjliga.
Normalt skrivs arbetsordern ut på en sida. Ingen information trimmas bort, så om produkten innehåller mycket information kan det i enstaka fall resultera i fler sidor.
Arbetsmapp och QR-kod
Om fysiska arbetsmappar används kan du skriva ut en förenklad version av arbetsordern med ordernummer och enbart grundläggande information. Den är avsedd att fungera som ett komplement till den digitala arbetsordern där detaljerad och aktuell information alltid finns tillgänglig.
Den utskrivna arbetsordern innehåller även en QR kod som leder till den digitala arbetsordern. Genom att scanna QR koden med en mobiltelefon kan aktuell arbetsorder snabbt öppnas och den senaste informationen visas.
Syftet är att göra det enkelt att växla mellan utskrivet material och den digitala arbetsordern samt säkerställa att informationen är uppdaterad.
Plocklista
Visar artiklar och hur mycket som har beställts.
Fraktdokument
Fraktetikett
Fraktetiketter skrivs ut automatiskt via integration med en Transportadministratör (TA) och anpassas i layout utefter transportörens krav. Kräver GKS Distribution.
Fraktsedel
En fraktsedel är en transporthandling som följer med en sändning och innehåller all information som transportören behöver för att utföra leveransen.
Fraktsedeln skrivs normalt ut via integration med en Transportadministratör och anpassas efter transportörens krav. Dokumentet kvitteras av mottagaren vid leverans och används som bevis vid eventuella skador eller avvikelser.
Sändningslista
Sändningslista över vilka sändningar som en transportör ska hämta upp skrivs ut automatiskt via integration med en Transportadministratör (TA). Kräver GKS Distribution.
Last updated